SEO-Glossar: RFP (Request for Proposal)

 

Definition von RFP (Request for Proposal)

Wenn ein Unternehmen oder eine Organisation mit Lieferanten, Dienstleistern oder Auftragnehmern zusammenarbeiten möchte, kann es ein RFP (Request for Proposal) verschicken. Das Ziel davon ist, Waren und Dienstleistungen auf standardisierte Art und Weise zu beschaffen. Zu diesem Zweck muss ein RFP klare Anforderungen und Bewertungskriterien enthalten.

 

Meist kommt diese Art der Anfrage in großen Unternehmen zum Einsatz. Wer komplexe oder spezielle Produkte und Dienstleistungen benötigt, profitiert von einem RFP. Zwar gilt der Prozess allgemein als zeitaufwendig, doch der Aufwand kann sich lohnen.

 

Unternehmen haben damit die Chance, das beste Produkt für ihre Anforderungen zu erhalten. Zudem besteht ein umfangreicher Überblick über die Leistungen und Kosten. RPFs lohnen sich für Unternehmen in verschiedenen Branchen, beispielsweise auch für den Sektor E-Commerce.

 

Zahlreiche Vorteile des RFPs für dein Projekt

• Transparenz: Da ein RFP Projektanforderungen und Bewertungskriterien enthält, ist der Auswahlprozess transparent und für alle Beteiligten nachvollziehbar.
• Klarheit: Missverständnisse werden durch die klare und präzise Formulierung eines RFPs von vornherein minimiert. Die Erwartungen und Anforderungen des Unternehmens sind klar.
• Wettbewerb: Da ein RFP den Wettbewerb zwischen Anbietern fördert, kannst du unter Umständen ein besseres Preis-Leistungs-Verhältnis erzielen.
• Qualitätsverbesserung: Wer auf ein RFP reagiert, reicht seine beste Lösung ein. Also verbessert der Prozess die Qualität der Angebote.

 

Was ist der Zweck des Request for Proposal?

Unternehmen und Organisationen wollen mithilfe eines RFPs auf strukturierte Art und Weise Angebote erhalten. Sie haben damit die Möglichkeit, sehr spezifische Anforderungen zu beschreiben. Damit ist eine fundierte Entscheidung im Auswahlprozess möglich.

 

Besonders bei komplexen und spezialisierten Produkten profitieren Unternehmen von einem RFP. Das können beispielsweise IT-Dienstleistungen, Produkte für die Cybersicherheit, Softwarebeschaffungen oder Dienstleistungen im Bereich Konstruktion und Architektur sein.

 

In einigen Fällen kommen RFPs auch bei einer öffentlichen Ausschreibung zum Einsatz. Durch das klare Festsetzen der Anforderungen kann das bestmögliche Angebot eingeholt werden.

 

Woraus besteht ein RFP?

In einem RFP sind allgemeine Bestandteile sowie spezifische Inhalte enthalten. Zu den allgemeinen Bestandteilen gehören:

 

• Einleitung
• Zusammenfassung des Projekts
• detaillierte Beschreibung der Anforderungen und Ziele
• Bewertungskriterien für Lieferanten, Auftragnehmer und Dienstleister

 

Die spezifischen Bestandteile eines RFP hängen stark vom jeweiligen Projekt ab. Wenn es um ein IT-Projekt geht, kann es sich dabei um technische Spezifikationen, Netzwerkdiagramme oder Systemanforderungen handeln. Bei einem Bauprojekt hingegen sind Pläne, Zeichnungen und Materiallisten gefragt.

 

In manchen Fällen setzen Unternehmen bei einem Request for Proposal auf spezifische Anforderungen an den Dienstleister. Das können Referenzen, Zertifizierungen und Erfahrungen sein.

 

Es ist zudem möglich, einen Lieferanten dazu aufzufordern, bestimmte Informationen im Angebot anzugeben wie eine Kostenkalkulation, einen Zeitplan oder eine vorgeschlagene Lösung für ein Problem.

 

Wie läuft RFP ab?

Damit ein RFP seinen Zweck erfüllt, muss es sorgfältig geplant und vorbereitet werden. Nicht ohne Grund dauert die Erstellung von Requests for Proposal lange.

 

Unternehmen müssen dafür Sorge tragen, dass alle nötigen Informationen enthalten sind. Ansonsten kann kein Anbieter das gewünschte Ergebnis liefern. Doch wie läuft das Verfahren mittels Request for Proposal in der Praxis ab?

 

1. Vorbereitung: Bevor du ein Request for Proposal erstellst, solltest du die Anforderungen und Bedürfnisse deines Unternehmens klar definieren. Zudem sollten die Ziele des Projekts klar sein.
2. Erstellung des RFP: Erst wenn alle Anforderungen klar sind, geht es an die Erstellung des RFPs. Achte darauf, dass es einen klaren Zeitrahmen enthält, in dem Anbieter ihre Angebote einreichen können.
3. Überprüfung und Genehmigung: Bei einem RFP solltest du alle Stakeholder involvieren. Sie sollten das Request for Proposal überprüfen und genehmigen. Nur dadurch kannst du sichergehen, dass es alle Anforderungen und Bedürfnisse erfüllt.
4. Ausschreibung: Nach der Genehmigung kannst du das RFP veröffentlichen. In dem festgesetzten zeitlichen Rahmen können Anbieter deinem Unternehmen Angebote zukommen lassen.
5. Bewertung der Angebote: Wenn die Einreichungsfrist abgelaufen ist, müssen alle Angebote sorgfältig geprüft werden. Da du im Zuge der Erstellung des RFPs bereits Bewertungskriterien festgesetzt hast, kannst du die Angebote direkt anhand dieser Parameter bewerten.
6. Auswahl des besten Angebots: Wenn du alle Angebote überprüft und bewertet hast, kannst du den besten Anbieter auswählen und benachrichtigen.

 

Was ist der Unterschied zwischen RFP und RFQ?

Während RFP für Request for Proposal steht, versteht man unter der Abkürzung RFQ Request for Quotation. Dabei handelt es sich um ein Dokument, mit dem ein Unternehmen bei einem anderen Unternehmen den Preis für ein Produkt oder eine Dienstleistung erfragt.

 

Das RFQ enthält ebenso wie das RFP spezielle Informationen über das gewünschte Produkt. Für Unternehmen ist diese Methode hilfreich, wenn sie genau wissen, was sie kaufen möchten und wie viel sie dafür ausgeben möchten und nur noch die Information über den Preis fehlt. Damit grenzt sich RFQ klar von RFP ab.

 

 

Tipps für die Erstellung eines RFPs für Unternehmen

Wenn du ein RFP erstellen möchtest, solltest du es möglichst präzise formulieren, damit dein Unternehmen das beste Angebot erhält. Wir haben ein paar Tipps für die Erstellung für dich zusammengetragen:

 

• Verwende eine klare Sprache: Nur dann, wenn du deine Anforderungen in einer klaren und präzisen Sprache verfasst, kannst du sichergehen, dass dich alle potenziellen Lieferanten und Anbieter verstehen.
• Involviere alle Stakeholder: Nur so kann das Angebot allen Bedürfnissen und Erwartungen gerecht werden.
• Verwende spezifische Bewertungskriterien: So schaffst du die Basis, dass alle Angebote auf der gleichen Grundlage bewertet werden können.
• Schaffe einen realistischen Zeitrahmen: Anbietern sollte klar sein, wie lange sie für die Einsendung eines Angebots Zeit haben. Zudem sollte dieser Zeitrahmen realistisch sein, damit die Frist auch eingehalten werden kann.
• Gib klare Anweisungen für die Einreichung der Angebote: So stellst du sicher, dass alle Angebote auf der gleichen Basis eingereicht werden.

 

Damit du allen interessierten Anbietern die Möglichkeit gibst, innovative Lösungen anzubieten, solltest du in deinem RFP auf unnötige Einschränkungen verzichten. Zudem solltest du während des Prozesses eine offene Kommunikation mit allen Stakeholdern aufrechterhalten.